Kiến thức · Quản trị trại
Chuyển đổi số trang trại chăn nuôi: bắt đầu từ sổ tay, Excel đến phần mềm
Chuyển đổi số trang trại chăn nuôi không bắt đầu bằng việc mua thiết bị đắt tiền, mà bằng việc ghi dữ liệu đúng, đủ, ngay tại chuồng và dùng nó để ra quyết định. Khi sổ tay và Excel bắt đầu chậm, sai, khó tổng hợp, đó là lúc nên chuyển sang phần mềm quản lý trang trại. Cách an toàn là làm thử ở một trại, đo kết quả rồi mới mở rộng.
Ý chính
- Chuyển khi dữ liệu đến trễ, số liệu giữa các sổ không khớp, hoặc bạn mất nhiều giờ để làm báo cáo.
- Đặt mục tiêu đo được trước, chọn phần mềm sau.
- Chuẩn hóa mã chuồng, mã lô, thẻ tai trước khi nhập liệu, nếu không dữ liệu sẽ rối ngay từ đầu.
- Người ghi tại chuồng là mắt xích quan trọng nhất; phần mềm phải dễ dùng với họ.
Dấu hiệu trại của bạn nên chuyển sang phần mềm
Sổ tay và Excel vẫn ổn khi trại nhỏ, một người quản lý và ít lô. Khi trại lớn dần, bạn sẽ gặp một vài dấu hiệu sau:
- Số liệu cuối ngày đến tay quản lý trễ một hai hôm, hoặc phải gọi điện hỏi từng chuồng.
- Số heo trong sổ chuồng, sổ kho cám và file Excel của kế toán không khớp nhau.
- Mỗi tháng mất nhiều giờ để gom sổ, gõ lại và làm báo cáo.
- Không trả lời nhanh được câu hỏi như FCR (hệ số chuyển hóa thức ăn, số kg cám cần để tăng 1 kg thịt) của lô này là bao nhiêu.
- File Excel có nhiều phiên bản, ai sửa gì không rõ, lỡ xóa là mất.
- Bạn có từ hai trại trở lên và muốn so sánh hiệu quả giữa các trại.
So sánh sổ tay, Excel và phần mềm chuyên ngành
Mỗi công cụ có chỗ mạnh riêng. Bảng dưới giúp bạn thấy khác biệt chính:
| Tiêu chí | Sổ tay | Excel | Phần mềm chuyên ngành |
|---|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Gần như bằng 0 | Thấp | Có phí thuê bao hoặc bản quyền |
| Ghi tại chuồng | Dễ, nhưng phải chép lại | Khó nếu không có máy tính | Ghi trên điện thoại |
| Tốc độ có số liệu | Chậm, theo ngày/tuần | Chậm, phụ thuộc người gõ | Gần như ngay khi ghi |
| Độ chính xác | Dễ sai khi chép | Dễ sai công thức, trùng file | Có kiểm tra khi nhập |
| Báo cáo, chỉ số (FCR, tỷ lệ chết) | Tự tính tay | Phải tự lập công thức | Có sẵn, cập nhật tự động |
| Nhiều trại, nhiều người | Rất khó | Khó, dễ xung đột phiên bản | Phân quyền theo vai trò |
| Kết nối cảm biến, cân | Không | Hạn chế | Thường có |
| Phù hợp | Trại rất nhỏ | Trại nhỏ, ít lô | Trại vừa, lớn, nhiều trại |
5 bước bắt đầu chuyển đổi số trang trại
Làm theo thứ tự dưới đây giúp bạn tránh tình trạng mua phần mềm rồi bỏ xó.
Bước 1: Chọn mục tiêu đo được
Đừng đặt mục tiêu chung chung như "hiện đại hóa trại". Hãy chọn một hai mục tiêu có số đo, ví dụ: có số liệu heo chết và cám xuất trong ngày; có giá thành từng lô ngay khi xuất chuồng; giảm thời gian làm báo cáo tháng.
Bước 2: Chuẩn hóa mã chuồng, mã lô, thẻ tai
Trước khi nhập liệu, thống nhất cách đặt tên: mỗi chuồng một mã, mỗi lô một mã theo quy tắc cố định, heo nái hoặc heo hậu bị có số thẻ tai không trùng. Đây là bước nhàm chán nhưng quyết định dữ liệu về sau có dùng được hay không.
Bước 3: Bắt đầu với một trại
Chọn một trại, hoặc một khu trong trại, có quản lý chịu khó và sẵn sàng thử. Chạy song song sổ cũ và phần mềm trong vài tuần đầu để đối chiếu, sau đó mới bỏ sổ cũ.
Bước 4: Đào tạo người ghi tại chuồng
Công nhân chăm heo là người ghi dữ liệu nhiều nhất. Hướng dẫn họ ngay tại chuồng, trên chính điện thoại họ dùng, với những thao tác hằng ngày: ghi cám, ghi heo chết, ghi tiêm phòng. Chỉ định một người phụ trách để giải đáp khi vướng.
Bước 5: Xem báo cáo hằng tuần và mở rộng
Mỗi tuần, quản lý và chủ trại cùng xem báo cáo, hỏi lại chỗ số liệu bất thường. Khi người ghi thấy số liệu của mình được dùng, họ sẽ ghi cẩn thận hơn. Khi trại đầu tiên chạy ổn, rút kinh nghiệm rồi mới nhân rộng sang trại khác.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý trang trại
Khi xem thử các phần mềm, bạn nên hỏi nhà cung cấp và tự kiểm tra những điểm sau:
- Dùng được trên điện thoại: giao diện tiếng Việt, chữ to, ít bước, công nhân dùng được bằng một tay.
- Chạy khi sóng yếu: trại thường ở xa, mạng chập chờn. Phần mềm cần cho ghi khi mất mạng và tự đồng bộ khi có sóng lại.
- Phân quyền: công nhân chỉ thấy chuồng mình phụ trách, kế toán thấy chi phí, chủ trại thấy toàn bộ.
- Dữ liệu thuộc về ai: hợp đồng cần ghi rõ dữ liệu là của trại, bạn có thể xuất ra khi cần hoặc khi ngừng dùng.
- Kết nối IoT: IoT là các thiết bị như cảm biến nhiệt độ, độ ẩm, cân, đồng hồ nước gửi số liệu tự động. Không cần lắp ngay, nhưng nên chọn phần mềm có thể kết nối về sau.
- Hỗ trợ tại trại: có người xuống trại hướng dẫn, có đầu mối hỗ trợ khi gặp lỗi, không chỉ có tài liệu đọc.
Chi phí cần tính khi chuyển đổi số
Ngoài giá phần mềm, bạn nên dự trù đủ các khoản để không bị bất ngờ giữa chừng:
- Phí phần mềm: thuê bao theo tháng/năm hoặc theo quy mô trại; hỏi rõ phí thêm người dùng, thêm trại.
- Thiết bị: điện thoại hoặc máy tính bảng cho người ghi, wifi hoặc 4G ở trại.
- Thiết bị IoT (nếu có): cảm biến, cân điện tử, chi phí lắp đặt và bảo trì.
- Thời gian đào tạo: giờ công của công nhân và quản lý trong những tuần đầu.
- Chuyển dữ liệu cũ: nhập danh sách chuồng, lô, đàn nái, tồn kho ban đầu.
- Thời gian chạy song song: vài tuần vừa ghi sổ vừa ghi phần mềm.
Lỗi hay gặp khi chuyển đổi số trang trại
Phần lớn dự án thất bại không vì phần mềm kém, mà vì cách triển khai:
- Triển khai cùng lúc mọi trại, mọi tính năng: người dùng bị quá tải và quay về sổ cũ.
- Bỏ qua bước chuẩn hóa mã: cùng một chuồng có ba tên, báo cáo không khớp.
- Chỉ đào tạo quản lý, không đào tạo công nhân: dữ liệu đầu vào thiếu hoặc ghi dồn cuối ngày.
- Ghi xong không ai xem: người ghi mất động lực, dữ liệu dần bị bỏ trống.
- Kỳ vọng phần mềm thay quyết định chuyên môn: phần mềm cảnh báo bất thường, còn việc thú y vẫn cần bác sĩ thú y tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Trại nhỏ có cần dùng phần mềm quản lý trang trại không?
Không bắt buộc. Nếu trại ít lô và sổ tay hoặc Excel vẫn cho bạn số liệu kịp thời, chính xác, bạn có thể tiếp tục. Khi bắt đầu thấy các dấu hiệu chậm, sai, khó tổng hợp, hãy cân nhắc chuyển.
Công nhân lớn tuổi có dùng được app trên điện thoại không?
Thường dùng được nếu app ít bước, chữ to và được hướng dẫn tại chuồng. Bắt đầu với vài thao tác hằng ngày rồi thêm dần sẽ dễ hơn.
Mất bao lâu để chuyển từ Excel sang phần mềm?
Tùy quy mô và mức chuẩn bị. Với một trại, nên tính thêm vài tuần chạy song song để đối chiếu trước khi bỏ hẳn cách cũ.
Ngừng dùng phần mềm thì dữ liệu có mất không?
Điều này phụ thuộc hợp đồng. Hãy hỏi rõ trước khi ký rằng dữ liệu thuộc về trại và có thể xuất ra file khi cần.
Bài viết mang tính tham khảo. Các mức số trong bài là mức phổ biến hoặc ví dụ minh hoạ, tùy giống, tuổi và điều kiện trại. Với vấn đề sức khỏe vật nuôi, hãy trao đổi với bác sĩ thú y.